虛擬會(huì)議有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，他們能讓小組成員一起討論，并為解決問題做出貢獻(xiàn)。但效率低下的會(huì)議阻礙了效率的提升，浪費(fèi)了所有人的時(shí)間，降低了人們的參與性。杭州店鋪設(shè)計(jì)公司的主管們不能像面對(duì)面開會(huì)那樣采用同樣的戰(zhàn)略。為了保證他們的團(tuán)隊(duì)能在每一次會(huì)議中得到最好的回報(bào)，他們必須時(shí)刻記住這一點(diǎn)。

1:對(duì)你的小組有更多的了解

要想成功地管理一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)，首先要了解并了解每一個(gè)成員的特性。在一個(gè)虛擬的小組會(huì)議上，每個(gè)人都有自己的特點(diǎn)。在很多時(shí)候，他們會(huì)形成壞的習(xí)慣，讓開會(huì)分心和分心，所以在開會(huì)前要先弄清楚怎么跟他們打交道。采用幾個(gè)簡單的戰(zhàn)略能夠幫助你解決虛擬團(tuán)隊(duì)中的那些人。

多項(xiàng)工作：該人將大部分時(shí)間用于開會(huì)。杭州店鋪設(shè)計(jì)公司在努力提高工作效率的同時(shí)，由于他們的注意力不集中，導(dǎo)致他們忽略了一些關(guān)鍵的細(xì)節(jié)，并且在以后的解釋中耽誤了別人的時(shí)間。

可行的方法：減少一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)的會(huì)議，明確預(yù)期，解釋其含義，以保證了解。

背景噪聲的特使：在遠(yuǎn)距離工作時(shí)，有時(shí)不能為虛擬會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)寧靜的環(huán)境。不管他們?cè)诿β档目Х葟d或其它公共場(chǎng)所開會(huì)，這個(gè)人都會(huì)忘記他們的話筒里的聲音會(huì)干擾到別人。

解決辦法：讓他們把話筒調(diào)成靜音狀態(tài)，直至他們?cè)敢獬隽蛘哒覀€(gè)安靜的地方。

混亂：一些小組的成員沒有其他人那么有組織性，以致于他們忘了為會(huì)議作好準(zhǔn)備，或者在他們開始之前就安排好了時(shí)間。他們沒有做好充分的準(zhǔn)備，讓杭州店鋪設(shè)計(jì)公司在開會(huì)之初就手足無措，讓別人浪費(fèi)了大量的時(shí)間，或是讓他們錯(cuò)過了重要的消息。

2:制定日程安排

這看起來很明顯，但如果沒有一個(gè)清晰的日程安排，那就太浪費(fèi)大家的時(shí)間了。一定要保證開會(huì)是必須的。比如，如果你不想去解決一個(gè)問題或者作出一個(gè)決定，那么你就很少需要召開會(huì)議來進(jìn)行狀態(tài)更新。如果真的有開會(huì)的必要，那就是決定會(huì)議要做些什么，哪些人應(yīng)該出席，對(duì)這些人有什么期待。在會(huì)議安排好了會(huì)議日程之后，會(huì)議日程的復(fù)印件和必要的資料應(yīng)該發(fā)給參加會(huì)議的人，讓他們有充分的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

3:日程安排

虛擬團(tuán)隊(duì)面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)就是如何在不同時(shí)區(qū)內(nèi)協(xié)調(diào)小組成員的日程安排。會(huì)議應(yīng)當(dāng)在令全體議員感到不便的時(shí)候召開，但是，這絕不是一個(gè)由多數(shù)人作出的決定。杭州店鋪設(shè)計(jì)公司在午夜十二點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，這對(duì)各時(shí)區(qū)的工作人員都是不公正的。大會(huì)的時(shí)間應(yīng)該至少輪流一次，以便讓全體會(huì)員都能參加。相對(duì)于長期的會(huì)議，較長期的會(huì)議更容易組織和管理，因此很難維持會(huì)員的參與。也許不一定要全體隊(duì)員都出席，所以可以把會(huì)議安排在一個(gè)可以讓大家離開或者去某個(gè)地方的地方。

4:努力保持一致

如果一個(gè)隊(duì)伍中有一個(gè)遠(yuǎn)程成員和一個(gè)地點(diǎn)相同的小組，那么這個(gè)虛擬的會(huì)議就經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生不同的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)半數(shù)小組都在會(huì)議室，而其他小組在遠(yuǎn)程登錄時(shí)，遠(yuǎn)程人員就有機(jī)會(huì)錯(cuò)過討論或者不能繼續(xù)分享文件。這也會(huì)讓他們覺得和小組的其他人不太一樣，讓他們很難參加到討論中去。基于以上理由，杭州店鋪設(shè)計(jì)公司的會(huì)員在會(huì)上采用同樣的技術(shù)是最好的。盡管來自同一個(gè)地方的小組成員在不同的會(huì)議室開會(huì)看起來很怪異，但是這樣做可以讓邊遠(yuǎn)地區(qū)的雇員享受到同等的待遇，并且讓他們更容易參與到生產(chǎn)中來。

為了使全世界的雇員能夠通過技術(shù)把他們的員工集中到一起，組織一個(gè)高效的虛擬團(tuán)隊(duì)是非常關(guān)鍵的。運(yùn)用幾種重要的戰(zhàn)略，可以讓虛擬領(lǐng)袖更好的規(guī)劃和組織團(tuán)隊(duì)成員，從而獲得持久的成功。